Cahier des charges

La préparation d'un appel d'offres donne lieu à l'élaboration d'un cahier des charges, qui décrit :

• les besoins du maître d'ouvrage ;
• les grandes fonctionnalités et les usages attendus pour le produit ou service ;
• les exigences ;
• les contraintes propres à la maîtrise d'ouvrage.

Le cahier des charges peut se présenter sous la forme :

• d'une étude préalable ou de spécifications fonctionnelles générales ;
• de l'ensemble CCTP et CCAP pour un marché public en France, accompagnés pour les marchés de maîtrise d’œuvre, d'un Programme.

Création de lots

Après la rédaction du cahier des charges, le maître d'ouvrage définit des lots de mise en œuvre, conformément à ses priorités. Les lots font l'objet d'une mise en concurrence unique (même procédure) mais chaque lot donnera ensuite lieu à un contrat distinct.

Critères de choix

Il s'agit de définir les méthodes d'analyse des offres et de formaliser des grilles de sélection. On peut identifier différentes thématiques :

En France

En France, les principes fixés par le Législateur, qui régissent les appels d'offres, sont notamment^[3] le principe d'égalité de traitement des candidats et le principe de liberté d'accès et de transparence. Les sources de diffusion officielles y sont le Bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) et le Journal officiel de l'Union européenne (JOUE), mais de nombreux marchés sont diffusés uniquement sur les sites web de certaines collectivités. Le ministère de l'Économie et des Finances français n'ayant pas encore trouvé de solution unique pour diffuser les appels d'offres, il encourage les entreprises soumissionnaires à utiliser des solutions de veille sur les marchés publics.

L'attribution des marchés publics se fait selon les règles du droit des marchés publics en France régi par le code de la commande publique. Les maîtres d'ouvrage désignés comme pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices doivent respecter une procédure stricte de sélection afin de garantir l'égalité de traitement entre les entreprises candidates et la liberté d'accès aux procédures, et répondre à un principe de transparence.

Au-dessus de certains seuils , il est obligatoire de passer une procédure formalisée. L'appel d'offres figure parmi ces procédures formalisées. Il existe trois types de procédures formalisée :

• appel d'offres, dit "ouvert" lorsque tout opérateur économique peut remettre une offre et dit "restreint" lorsque seuls les opérateurs économiques qui y ont été autorisés après sélection peuvent remettre des offres ;
• dialogue compétitif ;
• procédure avec négociation.

Au-dessous du seuil des procédures formalisées, les marchés peuvent être passés selon une procédure dite adaptée, dite 'Marchés passés selon une procédure adaptée' communément appelée "MAPA".

En Algérie

Le processus d’obtention de marchés publics en Algérie obéit à une réglementation qui a évolué pour s’adapter aux mutations économiques qu’a connues le pays.

En effet le décret présidentiel n^o 15/247 du 20 septembre 2015^[4],[5] journal officiel n^o 50 du 20 septembre 2015 (entré en vigueur le 20 décembre 2015) réglemente cet aspect de la vie économique.

Il convient de noter que le nouveau code a prévu des modifications concernant la caution de bonne exécution et a défini une méthodologie qui sert a retenir "l'offre économiquement la plus avantageuse".

Processus :

- Un cahier des charges : La préparation d’un appel d’offres donne lieu à l’élaboration d’un cahier des charges : il s’agit d’un document émanant du commanditaire (maître d’ouvrage) pour formuler avec exactitude du besoin, aussi bien sur le plan administratif, financier et particulièrement sur le plan technique.

Il décrit :

• le besoin du maître d’ouvrage ;
• les fonctionnalités et usages attendus du produit ou service ;
• les exigences techniques attendues ;
• les contraintes de la maîtrise d’ouvrage ;
• le dossier administratif ;
• le mode d’évaluation ;
• la présentation de l’offre financière ou commerciale.

Ce document avant sa diffusion doit être contrôlé, et approuvé en interne par la commission des marchés du maître d’ouvrage, dans le but de faire respecter les trois principes de cette réglementation à savoir :

• L’accès libre à la commande publique ;
• La transparence des procédures ;
• L’égalité de traitement des candidats.

Afin de retirer le cahier des charges, le soumissionnaire doit se présenter à l’adresse mentionnée sur l’avis d’appel d’offre munis des documents suivants:

• Les frais de retrait : Montant fixé par le service contractant, il doit être payé soit sous forme de virement bancaire en fournissant l’ordre de versement ou bien en espèce contre une quittance de paiement, ces frais doivent être payés lors du retrait.  

• Le Cachet de l’entreprise : le soumissionnaire doit se présenter muni du cachet de l’entreprise afin de signer le registre de retrait.

• La procuration : le retrait du cahier peut être délégué par le soumissionnaire a une autre personne a l’appui d’une procuration ou mandat, elle doit être valable, claire, et doit contenir le cachet du soumissionnaire^[6]. 

En outre, toute personne qui souhaite retirer le cahier des charges doit apporter:

• La piéce d'identité.
• Un flash-disque.
• Le prix du cahier en liquide.
• L'avis d'appel d'offres imprimé^[7].

L’appel d’offres : Il s’agit d’une procédure qui permet à un commanditaire (le maître d’ouvrage) une entreprise, une institution, ou un organisme, qui formule un besoin en travaux, en fourniture, en services, ou en études à travers un cahier des charges, de lancer un appel d’offres ou une consultation auprès d’entreprises (le soumissionnaire qui sera éventuellement le prestataire de service) les plus à même de réaliser une prestation avec le meilleur rapport qualité/prix en choisissant l’offre économiquement la plus avantageuse.

L’appel d’offres peut être national ou international ou les deux à la fois, il se subdivise en cinq catégories :

1. L’appel d’offres ouvert ;
2. L’appel d’offres restreint ;
3. L’appel d’offres avec exigences de capacités minimales ;
4. L’appel d’offres de présélection ;
5. Le concours.

L’appel d’offres peut être alloti c'est-à-dire sous plusieurs lots.

La consultation : En dessous des seuils suivants, le commanditaire ou maître d’ouvrage peut lancer une simple consultation :

• En dessous de 12 millions de dinars pour les travaux et fournitures ;
• En dessous de 6 millions de dinars pour les services et études ;

La consultation peut revêtir deux formes :

1. le gré à gré après consultation (consultation d’au moins trois fournisseurs) ; est autorisé après deux appels d’offres infructueux.
2. le gré à gré simple (consultation d’un unique fournisseur) pour certains cas prévus par la loi (urgence impérieuse, situation de monopole….).

Publicité : Afin d’assurer une transparence et un accès libre à l’information, la loi fait obligation au maitre d’ouvrage de faire publier l’appel d’offres sur deux quotidiens nationaux (un en langue arabe et un en langue française).

La publicité de la consultation peut se faire soit par voie de presse, soit par voie d’affichage au siège de l’entreprise, soit par simple lettre.

Délais : L’appel d’offres ou la consultation comporte dans tous les cas de figures un délai pour le retrait du cahier des charges et dépôt des soumissions. Ces deux délais correspondent à la même journée.

Processus de traitement : Passé le délai indiqué sur l’appel d’offres, le processus de traitement de l’opération, commence la tenue de la réunion de la COPEO (commission d’ouverture des plis et d’évaluation des offres) qui se réunit en deux phases :

• L’ouverture des plis qui est publique. (Examen de la conformité de la soumission).
• L’évaluation des offres à huis clos (choix du soumissionnaire présentant l’offre économiquement la plus avantageuse) selon le barème indiqué sur le cahier des charges.

Après le délai consacré à l’ouverture des plis et à l’évaluation, ce processus peut aboutir à plusieurs hypothèses :

• le marché est attribué : choix d’un prestataire ayant obtenu la meilleure note, auquel cas le maître d’ouvrage publie une annonce » Avis d’attribution provisoire » dans deux quotidiens nationaux, avec certaines indications obligatoires. Cette publication ouvre la voie aux éventuels recours, les soumissionnaires non retenus auront droit à 10 jours à compter de la publication pour introduire leurs recours.
• le marché n’est pas attribué : soit qu’il est déclaré infructueux, (pas de soumissionnaires, soumissionnaires ne répondant pas aux critères du cahier des charges….) soit que l’appel d’offres est déclaré annulé (pour des raisons internes au maître d’ouvrage). Dans ces deux cas de figures, le maître d’ouvrage doit en faire la publicité, dans les mêmes formes que l’appel d’offres.

Passé le délai imparti aux recours, la commission des marchés^[8] se réunit pour statuer sur l’attribution définitive du marché objet de l’appel d’offres, sans obligation d’en faire la publicité. La commission des marchés procède ainsi à l’examen de toute la procédure mise en œuvre pour cette opération (de l’élaboration du cahier des charges jusqu’à l’attribution définitive).

Exécution du marché : L’exécution du marché prend effet par la notification de l’attribution du marché au cocontractant retenu, en seconde phase il sera procédé à la signature du marché ou du contrat et la notification d’un ODS (ordre de service) de début des travaux de fournitures ou de prestation de service.

L’exécution de la prestation objet du marché donne lieu à un suivi rigoureux de cette phase, que ce soit en termes de respect des délais ou en termes de qualité de la prestation (travaux, fourniture, services ou études) conformément aux dispositions du contrat liant les deux parties. Ce suivi donne lieu au paiement des situations de travaux ou autres, soit l’établissement d’un procès-verbal de réception provisoire ou définitif selon les termes convenus dans le marché.

Aux États-Unis

L'État fédéral des États-Unis a mis en place depuis longtemps une législation très contraignante pour protéger les entreprises américaines.

Au Canada

Il y a quelques principaux systèmes électroniques d'appels d'offres au Canada. Parmi eux Industrie Québec, le gouvernement du Québec (via SEAO) ainsi que MERX.

Industrie Québec est un site internet qui facilite la recherche de contrats et de fournisseurs. Il offre également plusieurs services facilitant la gestion des contrats et la sélection des fournisseurs. Industrie Québec est un logiciel en tant que service. C’est au mois de septembre 2014 qu’il fit son entrée au programme BizSpark de Microsoft.

Selon une étude parue en 2022, la région de Waterloo a vu une baisse moyenne de 14 % du prix du plus bas soumissionnaire lors ses appels d’offres publics, à la suite du passage du projet de loi 66, un projet de loi qui a pour conséquence d’élargir le bassin d’entreprises éligibles pouvant soumissionner sur un appel d’offres public^[9].

Au Congo (RD)

La République Démocratique du Congo dispose d'une législation protégeant et facilitant la passation des Appels d'offres^[10].