إدارة المهام

إدارة المهام Task Management: هي عملية إدارة المهام خلال دورة حياتها. تشمل إدارة المهام عمليات التخطيط والاختبار والتتبع و إعداد التقارير . ُُتَمِكن إدارة المهام مساعدة الأفراد على تحقيق الأهداف سواء فرادى أو في مجموعات وعلى التعاون وتبادل المعارف من أجل تحقيق الأهداف الجماعية.^[1] تتباين المهام في درجة تعقيدها من الأقل إلى الأعلى .^[1]

تتطلب إدارة المهام الفعالة إدارة كافة جوانب المهمة بما في ذلك الحالات والأولويات والزمن المخصص ومخصصات الموارد البشرية والمالية وتكرار المهمة والإخطارات المتعلقة بها. يمكن جمع هذه المظاهر لتكوّن معاً الأنشطة المتعلقة بإدارة المهمة. قد تتطلب إدارة مهام متعددة للأفراد والمجموعات استخدام برمجيات إدارة متخصصة. فهذه البرمجيات تدعم الأنشطة الإدارية المشتركة بين المهام. يعتقد العديد من الأشخاص أن إدارة المهام يجب أن تكون أساساً لأنشطة إدارة المشاريع^[2] وقد تكون إدارة المهام جزءاً من إدارة المشروع وإدارة العمليات. يتمسك بعض مدراء المشاريع بإلإدارة على مستوى المهام لأن هذه الطريقة تكون تفصيلية وتشكل جدول عمل محدّثاً للمشروع كاملاً، وهي طريقة جيدة لتوجيه أعضاء الفريق والمضي بالمشروع قدماً حسبما هو مخطط له^[3]

دورة حياة المهمة

يمكن وصف حالة المهمة بإحدى الحالات التالية:

• في حالة الاستعداد
• معينة (مخصصة)
• موقوفة
• منتهية المدة
• محالة إلى المرحلة التالية
• مكتملة
• فاشلة

يوضّح المخطط الآلي التالي الحالات المختلفة للمهمة خلال دورة حياتها. وقد أٌخذ هذا المخطط من IBM.^[4]

الأنشطة التي تدعمها المهام

باعتبارها تخصصاً، تتضمن عمليات إدارة المهام العديد من الأنشطة الأساسية. فعلى المستوى المتقدم، تتضمن هذه الإدارة أنشطة إنشائية ووظيفية ومشاريع وأداء وأنشطة خدمية أخرى.

• الأنشطة الإبداعية التي ترتبط بمرحلة إنشاء المهمة، تتضمن التخطيط للمهمة ومشاركة الأفكار، والإعداد والتوضيح والتنظيم وتحديد الأهداف والأولويات.
• الأنشطة الوظيفية التي ترتبط بتحديد المشاركين والمبيعات والجودة وغيرها، يكون هدفها ضمان إنتاج بضائع أو خدمات ذات جودة للمستهلكين. تتيح هذه الأنشطة عمليات التخطيط وإعداد التقارير والتتبع وتحديد الأولويات والإعدادات والتفويض وإدارة المهام.
• أنشطة المشروع التي ترتبط بالتخطيط وإعداد تقارير عن الوقت والتكاليف، قد تتكون من من أنشطة وظيفية عديدة لكنها دائماً ما تكون أكبر من مجموع جزئيات المشروع وذات أهداف أكثر فعالية. يجب أن تسمح أنشطة المشروع بتقسيم المشروع إلى أجزاء (مهام) وتخصيصها وإمكانية الوصول إلى قاعدة بيانات المهام.
• الأنشطة الخدمية التي ترتبط بالعملاء وتوفير الخدمات الداخلية في الشركة، تتضمن إدارة المعرفة وإدارة العلاقات مع العملاء. يجب أن تسمح هذه الأنشطة بإرفاق الارتباطات والملفات ذات العلاقة، وإدارة الوثائق وإدارة حقوق الوصول للمعلومات واستخدامها وإمكانية الوصول إلى سجلات العملاء والموظفين وإدارة الطلبات.
• أنشطة الأداء التي ترتبط بتتبع الأداء وإنجاز المهام المعينة، يجب أن تسمح بتتبع المهام حسب الزمن المخصص لكل منها والتحكم وبالتكاليف المالية والأولويات ومخططات البيانات والتقارير وتحديث حالة المهام والمشروع ومراقبة وضبط مواعيد التسليم وتوثيق الأنشطة.
• أنشطة التقارير التي ترتبط بعرض وتقديم معلومات عن الأنشطة الخمس المبينة في الرسم المرفق.

برمجيات خاصة بإدارة المهام

تتوفر العديد من البرمجيات الخاصة بإدارة المهام، ومنها ما هو مجاني. ومنها ما هو مخصص للشركات الكبرى. وبعضها مخصص لمشاريع المفردة. كما أن البرمجيات الخاصة بإدارة المشاريع والأجندات تدعم إدارة المهام والأنشطة المتعلقة بها. تدعم هذه البرمجيات إنشاء المهام وتصوّرها وإرسال الإشعارات وتخصيص الموارد البشرية والمالية وتحديد مدى التوافق وإمكانية التعديل والمرونة وإصدار التقارير.

• تشمل عملية إنشاء المهمة توظيف القدرات المختلفة لترجمة الأفكار إلى أفعال، بما في ذلك تحديد أنماط التعاون وخاصة في التخطيط.
• تتضمن عملية تصوّر المهام، إنجاز العروض عن المهام باستخدام نماذج القوائم ونماذج إدارة الوقت. تتضمن عملية تصوّر الأولويات إعداد التصنيفات (على سبيل المثال، الموازنة والوقت والأشخاص ذوي العلاقة) وآلية التنفيذ. أما إعداد الأجندة فيتضمن وضع جدول العمل (على سبيل المثال، توفر الأفراد ومواعيد الاجتماعات والمشاكل المحتمل أن تعترض سير العمل).
• تتضمن إعدادات الإشعارات توفير معلومات حول إرسال إشعارات بمواعيد التسليم (سواء القائمة أو المنتهية أو المؤجلة) لأشخاص أو مجموعات معينة.
• تتضمن مهام تحديد وتخصيص الموارد القدرة على تفويض المهام والأدوات لأفراد أو مجموعات من المختصين.
• تتضمن التوافقية القدرة على توفير بيئة لإدارة المهام من حيث الاتصال والتوافق مع النظم والبرمجيات والبيئات الأخرى. وتتضمن إعداد هيكلية وقيود للاتصالات التي بين بيئة إدارة الهام والنظم والبيئات والبرمجيات الأخرى.
• تتضمن الإعدادات القدرة على إضافة وحذف وإدارة الوظائف والقدرة على استخدام بيئة إدارة المهام.
• تتضمن المرونة القدرة على تنفيذ المهام بكفاءة عند تغيير عدد المستخدمين للتوافق مع بيئة محددة.
• تتضمن عملية إعداد التقارير عرض البيانات إما باستخدام الجداول أو باستخدام المخططات البيانية.

طالع أيضاً

• برمجيات تتبع الوقت
• إدارة الوقت
• الإدارة الذاتية

المراجع

موسوعات ذات صلة :

• موسوعة إدارة أعمال
• موسوعة الاقتصاد