تطبيقات الحاسب في المكاتب

يتميز الحاسب بقدرته على حفظ اوسترجاع البيانات وكذلك اجراء العمليات الحسابية المعقدة ويمكن الاستفادة من هذه الميزات في تيسير الاعمال الأدارية وكذلك تخفيف الاأعباء عن الموظف في مكتبه. وفي مايلي استعراض لبعض التطبيقات المتعلقة با الأعمال والأدارة.

ففي المؤسسات الكبيرة تستخدم الحاسبات الكبيرة ونظام شبكي محلي مع برمجيات متقدمة للإدارة تعرف بنظم المعلومات الإدارية للتعامل مع البيانات والملفات الإدارية كشئون الموظفين والميزانية . كما تستخدم نظم مساعدة للإدارة تعرف بنظم دعم القرارات التي تساعد الإدارة العليا في المؤسسة على سرعة اتخاذ القرارات المناسبة لها . كما يستخدم الحاسب لأعمال التسويق والمخازن والمحاسبة المالية وحسابات العملاء والتعامل المصرفي. فأهم وظيفة لتطبيقات الحاسوب وهي الوظيفة الرئيسية هي التيسير في كل مناحي الحياة وتقديم خدمات كانت تتطلب اوقات عمل طويلة و بالتالي جعل نمط الحياة أسرع للتقدم البشري، فلا يمكننا تخيل أي شركة أعمال قائمة بدون حاسوب بها . أما المؤسسات الصغيرة والمحلات التجارية ومكاتب الخدمات مثل المكاتب العقارية والمحاسبية والقانونية وغيرها، فإنها تستخدم الحاسب في تنظيم أعماله الإدارية والمالية لكي يسهل عليها استرجاع وحفظ الملفات الخاصة بعملائها، وكذلك تنظيم أعمالها المالية والإدارية .^[1] من أهم تطبيقات الحاسوب والتي يوجد منها أيضا نسخ للهواتف الذكية هي :- PDF Creator PDF FORM CREATOR PDF MERGE جداول البيانات برامج الفوتوشوب المختلفة و هذه البرامج يعتمد عليها في جميع الشركات القائمة الصغيرة والكبيرة .

تطبيقات الحاسب في المكاتب

معالج النصوص

تستخدم تطبيقات معالجة النصوص كما كانت تستخدم سابقا في الآلة الكاتبة في أعداد المواد المكتوبة كالمراسلات الأدارية والتقارير ولكن تتميز برامج معالة النصوص بقدرات وخصائص تفوق الآلات الكاتبة . فعلى سبيل المثال عند استخدام الآلة الكاتبة لابد من ظغط زر معين حتى يم الأنتقال إلى سطر جديد بينما يتم الأنتقال تلقائيا إلى سطر جديد باستخدام برنامج معالجة النصوص عندما يصل مؤشر الكتابة إلى نهاية أحد السطور . ومن أشهر معالجات النصوص برنامج ميكروسوفت وورد.

الجداول الحسابية

تستخدم برامج الجداول الحسابية من أجل التعامل مع البيانات الرقمية بشكل عام والبيانات المالية للشركات والأفراد على وجه الخصوص . ويمكن ادخال الأرقام والحروف وكذلك المعادلات الرقمية باستخدام عناوين الخلايا .

البريد الصوتي

البريد الصوتي هو نظام الكتروني يتحكم به الحاسب لأجل إرسال وتخزين واسترجاع الرسائل الصوتية وهو مشابة في وظيفتة لآلة الرد على المكالمات الهاتفية . عادة مايتم تخصيص صندوق بريد صوتي لرقم هاتف معين في المؤسسة أو لتحويلة معينة . ===الفاكس===|الفاكس]]

هو وسيلة لأرسال البيانات بصيغة رسومية عبر خط الهاتف وتتضمن عملية الإرسال مسح الوثيقة في الجهة المرسلة^[2] .الناسوخ (أو الفاكس) وهو جهاز يعمل عن طريق تقنية الاتصالات ويقوم بإرسال نسخ طبق الأصل من الوثائق المراد إرسالها إلى الطرف الآخر. يستخدم الناسوخ لبث واستقبال الصور. ولهذا، فإن النواسيخ تشبه آلات النسخ (التصوير) الصغيرة. غير أنها إما أن تكون مزودة بهاتف أو متصلة به. ولإرسال وثيقة معينة، ما على المرسل إلا أن يضعها في الآلة، ويدير رقم الناسوخ الخاص بالمرسل إليه، وبمجرد أن يتم الاتصال تتحرك الأداة الفاحصة الإلكترونية في جهاز الإرسال فوق الصفحة وتحول الصورة إلى مجموعة من الإشارات الكهربائية. وتنتقل هذه الإشارات عبر خط الهاتف إلى الناسوخ المتلقي. وتعيد تلك الآلة الإشارات الكهربائية مرة أخرى إلى صورة من الوثيقة الأصلية ثم تطبع نسخة منها. يستخدم بعض رجال الأعمال نواسيخ صغيرة توضع فوق المكتب، أو أنواعا أخرى تحمل باليد في المسكن، أو عندما يسافرون. ويمكن أيضا استخدام الحاسوب الشخصي لإرسال وتلقي الوثائق إذا كانت هذه الأجهزة مزودة بدائرة كهربائية خاصة تسمى لوحة التشغيل.^[3]

الرسائل المباشرة

تستخدم بعض برامج التراسل المباشر مثل msn massenger و yahoo massenger وغيرها من البرامج من أجل تبادل الرسائل النصية أو أجراء محادثة قصيرة بين شخصين أو أكثر حول موضوع ما ويمكن الأستفادة من ههذة البرامج عندما يريد موظف مخاطبة موظف آخر، كما يمكن الاستفادة من هذه البرامج من أجل تبادل الملفات بسرعة بين الموظفين في المنشأة

قواعد البيانات

يمكن تخزين قاعدة بيانات في ملف واحد بحيث تخزن جميع البيانات مجتمعة في جدول واحد وهو مايسمى قاعدة البيانات المسطحة كما يمكن تخزين قاعدة البيانات في عدة جداول تحوي بيانات ذات ارتباط ببعضها وهو مايسمى بقاعدة البيانات العلائقية ومن بعض البرامج التي تستخدم في أدارة قواعد البيانات microsoft access لكل شخص أو بند في قاعدة البيانات سجله الخاص فلكل معلومة عن ذلك الشخص أو السجل تخزن في حقول .وكل المعلومات في كل السجلات تشكل قاعدة بيانات.

التنظيم الألكتروني للأعمال والمواعيد

يمكن بأستخدام الحاسب الشخصي أو المساعد الرقمي الشخصي (pda) حفظ قائمة بالأعمال التي يجب عليك أنجازها وكذلك التواريخ التي يجب عليك أنجاز تلك المواعيد فيها . كما تعرض هذة الأجهزة تقويم يمكنك من خلالة تسجيل المواعيد تسجيل المواعيد اليومية .وسيقوم الجهاز أو برنامج الحاسب بأشعارك قبل فترة بقرب حلول الموعد أو الأجتماع

المؤتمرات الصوتية

المؤتمرات الصوتية هي خدمة للمؤسسات والشركات والجهات الرسمية توفرها شركة الأتصالات وعن طريق هذه الخدمة وباستخدام أجهزة خاصة ويمكن لأكثر من شخص في أماكن عدة من العالم المشاركة في مؤتمر صوتي واحد في نفس الوقت.

المؤتمرات المرئية

المؤتمر المرئي هو وسيلة للأتصال المرئي والمسموع المباشر بين عدة أفراد في مواقع جغرافية مختلفة على الهواء مباشرة ويمكن من خلال هذة التقنية نقل الصوت والصورة إلى مواقع مختلفة بالأضافة إلى أمكانية نقل الرسوم التي ترسم على سبورة الكترونية وأي نوع آخر من البيانات . فيمكن للأطباء نقل وقائع العمليات الجراحية مباشرة إلى مستشفيات أخرى حيث يمكنهم الحصول على أستشارات خارجية كما يمكن نقل المحاضرات والدروس بين فروع الجامعة المتباعدة .

اجهزة الصرف الآلي

جهاز الصرف الآلي هو جهاز الكتروني يمكّن عملاء البنك من أجراء عمليات مصرفية على حساباتهم الشخصية دون الحاجة لآن يحضر العميل إلى البنك ويخاطب أحد الموظفين .^[4]

المراجع