مراحل بناء وتنمية المجموعات المكتبية

مراحل واسس اختياروبناء وتنميه المجموعات

الخطوة الأولى :

• أولاً : دراسه وتحليل المجتمع وتحديد خصائصهم وحاجتهم :

إن عمليه بناء عملية مجموعات المكتبة تشمل تحديد ميادين القوة والضعف في المجموعات بالنسبة لإحتياجات المستفيدين والموارد المتاحة للمكتبة والعمل على تصحيح الضعف القائم إن وجد . وعمليه البناء لا تتوقف على عملية التزويد فقط .. بل على عدد من العناصر والعمليات التي تشكل في مجموعها عمليه بناء المجموعات وتشمل هذه العناصر : تحليل مجتمع الستفيدين سياسة بناء المجموعات الاختيار التزويد [1] التعشيب التقييم توجد عده طرق للتعرف على مجتمع المستفيدين من خلال المسح العام ( التعرف على الأبعاد المختلفة لخصائصهم ... كالمستوى الثقافى والتعليمى والحالة الاجتماعية والعادات التقاليد الساندة والوضع الإقتصادى واللغات المنتشرة والديانات والمذاهب السائده المسح الخاص (وبيكون لرواد المكتبة الفعلين الذين يستخدمون المكتبة ويستفيدون من خدماتها بشكل دايم ) تستخدم عده اساليب لجمع المعلومات عن المستفيدين وأهم هذه الأساليب :- المقابلات الشخصية الملاحظات المباشرة الإستبيانات وأساليب آخرى كالإطلاع على سجلات المكتبة الخاصة وسجلات الإعارة مناقشات وندوات ... ونحاول فيما يلى مناقشة هذه التساؤلات أ- مدى التغطية لمجتمع المكتبة ب- جمع المعلومات عن الدراسة جـ- المعلومات التي يجب التحقق منها 1- معلومات زمنية (تاريخية) 2- معلومات مكانية، جغرافية و- معلومات اقتصادية وتجارية

وتعتمد عملية تحديد احتياجات المستفيدين على عدد من العوامل التي يقع بعضها داخل المكتبة نفسها وبعضها خارجها وأهم هذه العوامل

وجود مكتبات اخرى في المنطقة

منتجو المواد المكتبة وموزعوها البنية الهيكلية وتنظيم المكتبة نفسها .... يجب أن تكون هناك سياسة واضحة ومكتوبة لبناء وتطوير المجموعات المكتبية تتضمن الفلسفة العامة للمكتبة وفلسفتها في الاختيار والأسس التي تتحكم في عمليات الشراء والإهداء والتبادل والإيداع القانونى . تشمل عناصر هذه السياسة عادة على النقاط التالية : تحيد الأهداف العامة تحديد طبيعة مجتمع المستفيدين توضيح مجالات اهتمامات المكتبة تحديد مصادر وطرق التزويد جوانب الاستفادة من وضع خطة للتنمية في النقاط التالية: - تساعد على فهم طبيعه المجموعات المكتبيه والإتجاهات المناسبة لنموها حتى تلبى احتياجات ورغبات مجتمع المكتبة المراد خدمته. - تساهم على مواجهه شكاوى واعتراضات أى فرد أو فئه من فئات مجتمع المكتبة بشأن مصدر أو مجموعة من مصادر المعلومات بالمكتبة، أو خدمة أو عملية معينة تقوم بها المكتبة . كتنقية وإستبعاد مصادرالمعلومات على سبيل ا لمثال . أ- تساعد الخطة على التوصل إلى وجهه نظر موحدة حول ماهية المجالات الموضوعية التي تحتاج إلى تطوير ب- تقدم على التنسيق المسبق بين الأفراد المسئولين عن المجموعة المكتبيه في الوقت الحالى والمستقبل . جـ- تساند على تحقيق الإتساق بين المجموعات المكتبية . د- تعمل على اتخاذ القرارات بالنسبة للموضوعات المتعلقة ببناء وتنمية المجموعات المكتبية .

• ثانيا: تحديد احتياجات المستفيدين :-

1- وصف عام للمجتمع المستفيد من الخدمات يبين ملاحمه العامة للمواد المكتبية . 2- الإسهام في التحديد الدقيق لفئات المجتمع المزمن تقديم الخدمة له . 3- الالتزام بالمصادر التي سوف توفرها المكتبة من حيث المجالات الموضوعية التي تغطيها، ونوعيات وأشكال تلك المصادر . 4- المساعدة في توضيح تفصيلى لدورالمكتبة في البرامج التعاونية لتنمية المجموعات . 5- القيود العامة والأولويات لتنمية المجموعات، كتلك المتعلقة بالمصادر القديمة، وعدد النسخ التي توفرها المكتبة من نفس مصادر المعلومات . 6- تقدم الوصف مفصل لأنواع الخدمات التي تقدمها المكتبة واحتياجات مجتمع المكتبة التي ينبغى تلبيتها بتوفير مصادر المعلومات . ثالثاً : توضيح مجالات الاهتمام :- يفضل تحديد مصادر المعلومات التي يتم اقتنائها، وفئات المستفيدين مع خدمتهم في كل مجال وكذلك كثافه التغطية في الحدود الموضوعية والتي يمكن أن تقسم إلى ثلاث مستويات مختلفه على النحو التالى :- 1- المستوى الموضوعى . 2- المستوى اللغوى . 3- المستوى الزمنى والتاريخى . رابعاً : تحديد مصادر (طرق التزويد) 1- الهدايا . 2- الإستبعاد . 3- الإحلال . 4- الرفان وشكاوى القراء . 5- التقييم . 6- الإيداع القانونى . 7- البرامج التعاونية .

• التزويد في بناء المجموعات :

يعتبر عملية تنفيذ وتابعة الإجراءات التي تتخذها المكتبة من أجل الحصول على مصادر المعلومات التي تم اختيارها، ولا تقتصر عملية التزويد على تأمين مصادرالمعلومات التي تم اختيارها للمكتبة من خلال قبول الهدايا أو التتبادل بين المكتبات والشراء التعاونى لمصادر المعلومات بل تتضمن شراء المصادر أيضاً . فإن التزويد يعتبر بشكل عام بإنه عمليه توفير أو الحصول على المواد المكتبية المختلفة المناسبة لمجتمع المستفيدين منها من خلال المصادر المختلفة للتزويد وذلك بعد اختيار دقيق لها ضمن شروط أو سياسة اختيار معينة وكذلك ضمن ميزانية محددة . المبادئ الأساسية لعمليات التزويد : 1- ضرورة التنسيق بين قسم التزويد والأقسام الآخرى ذات العلاقة المرتبطة بالمكتبة . 2- طلب المواد المكتبيه المناسبة بالرعه الممكنة في جميع أشكال الأوعية . 3- البساطة في الإجراءات وعد التعقيد . 4- الدقة في جميع مراحل عملية التزويد حسب خطة المكتبة .

1. وظائف التزويد :

1- المساعدة في تنظيم مقترحات الطلاب . 2- إستقبال المواد المكتبية المختلفة . 3- تصدير المواد المكتبية خارج المكتبة . 4- المساعدة في عملية اختيار الكتب . 5- المساهمة في تقديم كل المعلومات المتصلة بالكتب والناشرين . 6- العمل على إرسال التوصيات ومتابعتها . 7- العمل على مراجعه التوصيات على فهارس المكتبة .

1. الأدوات السجلات التي يعتمد عليها التزويد :

1- السجل الخاص بالدوريات . 2- السجلات المالية . 3- سجل اعهدة . 4- سجل المطبوعات . 5- السجل الخاص بالمطبوعات المرغوب فيها . 6- سجل التوصيات المرسلة . 7- الأدوات الخاصة باقتناء الكتب . 8- المكتبات الإدارية :.

1. مصادر التزويد وطرقه :

عن طريق بندين وهما : أ- التزويد عن طرق الشراء . ب- التزويد بمصادر المعلومات عن طرق التبادل والهدايا . أولاً : التزويد عن طرق الشراء ويتمثل في الخطوات التالية : 1- تسليم قوائم مصادرالمعلومات : هذه القوائم عبارة عن مجموعة اختيارات من مجتمع آخرى يتم اختيارها بواسطة القائمين على الاختيار لتلبى احتياجات المستفيدن . 2- التحقيق الورقى وذلك عن طريق : - الفهرسة العامة للمكتبة . - فهرسة أوامر التوريد . - فهرسة المطبوعات . 3- لبحث الورقى : يتم مراجعة صحة بيانات مصادر المعلومات الذي يتم اختياره لتصحيح أى اخطاء موجوده به . 4- تحديد مكان التزويد بالمكتبة . 5- إعداد أوامر التوريد وإرسالها :

وهي تحتوى على بيانات خاصة بمصدر المعلومات مثل اسم المؤلف وعنوان الكتاب ورقم الطابعة، كما تحدد المكتبة عدد النسخ المطلوبة .. ويلى اوامر التوريد خطاب إلى المورد يبين شروط التوريد وأسلوب دفع قيمة المصادر، ثم يتم إرسال أوامر التوريد التي تم اختيارها . وفي هذه المرحلة يتم اختيار انسب جهه يمكن ان يطلب منها الكتاب، وفي بعض الأحيان الأحيان بيكون أمام المكتبة فرص للمفاضلة بين أكثر من مورد واحد، وتكون المفاضله على أساس مدى السرعة، والكفاءة والدقة في تلبية طلبات المكتبة .

ويحتوى امر الشراء والتوريد على ثلاث عناصر هي : - بيانات الأوعية . - سعر النسخة . - عدد النسخ المطلوبة من كل وعاء .

وبعد تسجيل اسم المورد يعطى امر التوريد رقماً مسلسلاً يستخدم كمرجع في المرسلات بين المكتبة والمورد وبالنسبة لإرسال أمر التوريد للمورد يكون حسب موقعه بالنسبة للمكتبة .

6- المتابعة : يتم المتابعة من خلال مراجعة فهارس أوامر التوريد التي تبين تاريخ إرسال أوامر التوريد وتتم المتابعة بعدة طرق منها الهاتف والفاكس والتلكس، كما يمكن للمكتبة ان تستخدم هذه الطرق في إلغاء بعض أوامر التوريد . 7- تسليم مصادر المعلومات ويجب إتباع التالى : - فتح الطرد والشحنة بالكامل . - مراجعة فاتورة المورد من خلال الفهرسة . - ضم المصادر المعلوماتية بإستخدام شعار المكتبة . 8- إرسال المصادر خارج المكتبة :- حيث يتم إعادة شحن مصادر المعلومات التي وصلت إلى المكتبة عن طريق الخطأ ليتم اعادتها إلى المورد، كما يتم إرسال مصادر المعلومات للتجليد والصيانة ولأغراض الإهداء والإعارة والتبادل بين المكتبات .

• التزويد مصادر المعلومات عن طريق التبادل والهدايا :

1. التبادل :

يوجد سببين للاقتصار على التبادل بالدوريات دون غيرها وهما : 1- سهوله تبادل الدوريات، من خلال العنواوين بالدورية . 2- التبادل بإستخدام مصادر أخرى يحتاج إلى مجهود كبير . خطوات التبادل :- 1- حصر مصادر وأوعيه المعلومات المتاحة لدى الكمية لإجراء عملية التبادل . 2- تحديد الجهات المناسبة للتبادل معها . 3- الإتفاق على الأسس لعملية التبادل وأهم هذه الاسس هي : - التبادل المتاح بالإنتاج العملى والفكرى . - التبادل بإعداد النسخ والعنواوين . - التبادل حسب القيمة العلمية والمادية للإنتاج لمصادر التعلم . 4- منظم عملية التبادل بين الجهتين من خلال : - فهرسة بأسماء وعناوين الجهات المتبادلة . - سجل لحق مصادر المعلومات المراد عمليه التبادل عليها . 5- تقويم عمليه التبادل عن طريق وجود برنامج مستمر لعملية التبادل وحصر المميزات والعيوب من خلال هذه العملية .

1. مواد التبادل :

1- مطبوعات الجامعات . 2- مطبوعات الجمعيات العلمية، والمؤسسات الأكاديمية . 3- مطبوعات المكتبات ومعاهد البحث . 4- مطبوعات المنظمات الإقليمية والدولية . 5- المواد الزائدة عن الحاجة . 6- الرسائل الجامعية . 7- النسخ المكررة المخطوطات أو الكتب النادرة أو الدوريات القديمة التي يمكن تصوير نسخ منها على ميكروفيلم أو زيروكس .

1. سجلات التبادل :-

1- سجل بأسماء وعناوين المكتبات التي يتم التبادل معها . 2- سجل دفترى خاص ببيانات عمليه التبادل التي تتم بين المكتبة والمكتبات الآخرى . 3- سجل خاص بالمطبوعات الدورية .

1. اختيار المكتبات التي يتم التبادل معها :

ينبغى عند اختيار المكتبة التي يتم التبادل معها مراعاه التجانس والمقاربة في التخصص حتى تكون الفائدة محققه بين الطرفين كما يتم إعداد قائمة بأسماء وعناوين المكتبات التي تتوسم فيها الرغبة في التبادل في ضوء التجانس بين المكتبات

1. الهدايا :

القنوات المهمة التي تحصل عن طريقها المكتبات على العديد من مصادر المعلومات التي لا تكلف ميزانيتها شيئاً، إضافة إلى الحصول على الكثير من المصادر التي لا يمكن الحصول عليها عن طريق آخر حيث انها لا تباع . وبالتالى لا تشترى بل توزع على جبهات معينه، وتضطر المكتبة أحياناً إلى طلب مثل تلك المصادر التي توزع مجانا . ولا يمكن بالطبع لأى مكتبة لها مكانتها أن تقبل كل ما يقدم لها من هدايا وينبغى أن تكون لكل مكتبة شروطها في الهدايا المناسبة وهي كالتالى :- الشرط الأول : مدى مطابقه التخصصات الموضوعية للمواد المهداه لسياسه الاقتناء التي تتبعها المكتبة . الشرط الثانى : مدى تكرار المواد المهداه لمقتنيات المكتبة . الشرط الثالث : مدى حداثه المواد المهداه . في عندى نوعين من الشروط عند إرسال هدايا للمكتبه شروط دائمة شروط مؤقته

1. إجراءات قبول الهدايا :-

1- تسلم المكتبة مصادر أوعيه المعلومات المهداة وتسجيل البيانات البيليوجرافيه الخاصة بها مع اسم وعنوان صاحب الهدية في سجل خاص بالهدايا حتى يسهل متابعة وتنميه الإهداء كمصدر مهم من مصادر التزويد في بناء المجموعات المكتبيه . كما تحتفظ بعض المكتبات أيضا بفهرس بطاقى بأسماء المهدين تدون فيها تلك الهدايا . 2- ختم أو لصق بطاقة مطبوعه داخل مصادر المعلومات تشير إلى أنه هديه كنوع من الإعراب عن الشكر للمهدى، ومما يشجع الآخرين على تقديم مثل تلك الهدايا للمكتبة . 3- إرسال خطاب شكر لصاحب الهدايا واحيانا شهادات تقدير خاصة وذلك حسب قيمة تلك الهدايا كنوع من التقدير والإعراب عن الشكر . 4- عمل الإحصائات الكاملة ودقيقة تبين مصادرها وطبيعتها ومقارنتها بالإحصاءات السابقة .

1. مصادر الهدايا :-

1- الأساتذة الذين يقومون بالإستعداد للاعتزال . 2- طلبه الدراسات العليا . 3- المؤلفون لإتاحة أعمالهم لأجيال الآخرى القادمة . 4- ورثة رجال الفكر والعلماء . 5- المؤسسات التي تحرص على تسجيل تاريخها . 6- من يقوم بجمع الكتب النادرة .

• التقويم المستمر لمجموعات المكتبة :-

الاعتبارات التي يجب مراعتها في المكتبة لعملية التقويم المستمر : - مراعاة الفروق الفردية بين الطلاب، والاختلاف في القدرات والاهتمامات والميول . - توفير مجموعه واعه من الأدب الإبتكارى الخلاق وما يقابلة من المواد السمعية والبصريه . - تغطية كافة متطلبات المناهج الدراسية من المواد على اختلاف أشكالها ومقابله الاحتياجات المتنوعة للمستفيدين من طلاب ومعلمين . - تحقيق التوازن والتكافؤ بين الحجم الكلى للمجموعات وعدد الطلاب بالمرسة . - مراعاه متطلبات الجماعات الخاصة بالمدرسة وخلفياتها الثقافية .

ويلاحظ ان هذه الاعتبارات الخمسة قد تضمنت عددا من المبادئ التي يجب اتباعها عند بناء وتنمية المجموعات بالمكتبات المدرسية، ومن هذه المبادئ : - توفير المواد التثقيفية التي تعين الطلاب على قضاء وقت الفراغ في التسلية المفيده، فضلاً عن تنمية التذوق الأدبى والجمالى لديهم . - تكامل مجموعات المواد وشمولها لكافه اوعية المعلومات المطبوعة والغير مطبوعه . - تنوع موضوعات المواد ومستوياتها لمقابله القدرات والميول المتباينه للطلاب .

1. أهداف التقييم :

1- وضع سياسة تنمية المقتنيات . 2- الحكم على مدى فاعلية سياسة تنمية المقتنيات . 3- الحكم على مدى صلاحية المقتنيات . 4- تحديد جوانب الضعف في المقتنيات وعلاجها .

1. ويتم تقييم المقتنيات في ضوء :

- عدد العناوين . - عدد المجلدات . - عدد المقتنيات المرتبطة بكل فئه من فئات المستفيدين . - عدد المقتنيات في كل مجال أو تخصص من التخصصات . - حداثة نشر المقتنيات .

• طرق التقييم :

1- الطريقة النوعية .. ( وتشمل على الطر قوالأساليب التالية ) :-

- التقييم الموضوعى وخاصة لموضوع الوعاء .

- استخدام قوائم الفحص المعياريه والقوائم المقارنة . - حداثة المجموعات المكتبية . - فاعلية استخدام المجموعات المكتبية . - صالحة التداول المكتبى . - شموليه وتكامل المجموعات المكتبية . 2- الطريقة الكمية وتتمثل في التالى : - الحجم الكلى للمجموعات . - معدل النمو الجارى . - حجم المجموعات وتوزيعها . - الإتفاق أو الاختلاف على المجموعات . 3- أسس ومبادئ عملية التقييم : - مدى تغطية مصادر المعلومات للموضوع . - تحديد الغرض من مصادر المعلومات . - طرق المعالجة داخل المصادر . - الشكل من حيث التعليم . - الإتفاق مع التعاقد مع المكتبات الآخرى . - طرق وأساليب الاختيار .

وهناك أساليب وحركات آخرى للتقييم وتشمل التالى : 1- بيانات على هيئة التأليف . 2- بيانات على هيئة التحرير والمراجعة . 3- بيانات على هيئة المسؤلين عن إنتاج المادة العلمية . 4- المعالجة الموضوعية لشكل الوعاء . 5- المعالجة الموضوعية لمحتوى الوعاء . 6- شكل وترتيب المادة المكتبيه . 7- الشكل المادى والسعر . 8- تقييم الدوريات . 9- تقييم المواد السمعية والبصرية .

1. كيفية تقييم المراجع :

1- الشكل المادى 2- طريقه التنظيم 3- مستوى التأليف 4- مدى فائده المصدر المرجعى 5- اسلوب المعالجة 6- حدود التغطية ومدى السعه